4 правила оптимизации бизнес-процессов компании

Цели оптимизации бизнес-процессов так или иначе лежат в области увеличения показателей прибыли организации. Это достигается путем уменьшения проблемных моментов и увеличения производительности труда. Существуют различные методики оптимизации бизнес-процессов, однако для всех характерно соблюдение четырех правил, лежащих в основе любой работы по оптимизации:

1. Первое правило: всегда начинать с основ. Основой оптимизации можно считать выделение текущих бизнес-процессов, их разделение на группы в соответствии с различными параметрами. При анализе учитываются такие показатели как, например, продолжительность работы компании, востребованность услуги на рынке и т.д. Все это заносится в специальную карту, наглядно отображающую рабочие моменты.
2. Второе правило: переход совершается от частного к общему. Так, каждый бизнес-процесс разбирается отдельно с учетом его специфики. Например, если рассматривается число поступивших заявок от клиентов, учитываются основные каналы трафика, ценовая политика, привлекательность коммерческого предложения, юзабилити сайта и т.д.
3. Третье правило: плавные изменения. Оптимизация бизнес-процессов компании не обходится без нововведений. На этом этапе специалист просчитывает последствия изменений в соответствии с проанализированными позициями и помогает предотвратить возможные проблемы после их введения.
4. Четвертое правило: учет человеческого фактора. Оптимизация бизнес-процессов предприятия иногда встречает сопротивление у сотрудников, не желающих быстро приспосабливаться к изменениям. В этом случае необходимо обладать достаточными профессиональными компетенциями, чтобы объяснить им новые принципы бизнес-структуры и поощрить их соблюдать.

Основные методы оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов связана со спецификой работы компании, текущими целями и достигнутыми показателями. Так, существуют следующие основные виды оптимизации бизнеса:

• Инжиниринг — помогает сформировать технологическую базу для функционирования компании на основе информационных технологий. Он использует технологии менеджмента для организации работы как отдельных подразделений, так и компании целиком. 
• Реинжиниринг — это реорганизация внутренних процедур компании для увеличения результативности. Предыдущие бизнес-процессы устраняются, и на смену им приходят новые технологические разработки. Параллельно происходит очистка кадров, объединение отделов, перераспределение ресурсов и т.д. 
• Метод непрерывного совершенствования. Развитие и оптимизация бизнеса происходят за счет поэтапного внедрение изменений. Сначала новая методика тестируется на отдельных подразделениях, затем при успешном прохождении тестов внедряется в работу всей компании. 
• Total Quality Management. Методы оптимизации бизнес-процессов этого направления помогают созданию востребованного продукта. Он вводится вместо предыдущего или разрабатывается параллельно с ним, чтобы провести комплексную оценку и выбрать наилучший вариант.

Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов

Перед тем, как заняться подготовкой, важно понять, кто занимается оптимизацией бизнес процессов. Начальники не всегда могут правильно организовать этот процесс, поэтому нужно привлекать профессионала, обеспечивающего полноценное руководство. В противном случае бизнесу может грозить уменьшение показателей прибыльности и производительности после внедренных изменений.

Работа со специалистом предполагает назначение руководителя, ответственного за успешную реализацию нового проекта. Обычно это генеральный директор или его заместитель в одном из направлений. Совместно с руководителем происходит разработка состава группы, занимающейся внедрением организационных изменений. Внутренние сотрудники получают задачу усовершенствовать имеющиеся бизнес-процессы, в то время как сторонний специалист использует методы оптимизации бизнес-моделей.

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании

Сформированный отдел оптимизации бизнес-процессов занимается последовательным решением следующих задач:

1. Установление цели оптимизации. Постановка задач оптимизации бизнес-процессов происходит через реализацию вопросно-ответного метода. Он помогает понять, насколько необходимы компании предлагаемые изменения. Ключевым вопросом становится «зачем?», что помогает осознать необходимость введения определенных позиций. Благодаря правильно заданным вопросам выясняется, насколько корректны цели компании на текущий период. Правильная формулировка позволяет не тратить ресурсы и силы на незначительные задачи.
2. Выделение частей бизнес-процессов. Все бизнес-процессы делятся на несколько составных частей, которые изменяются в соответствии с оптимизацией. К ним относятся объекты — материалы, с которыми взаимодействуют, субъекты — сотрудники, участвующие в процессе, ресурсы, точки входа и выхода. Важно, чтобы между всеми этими частями была взаимосвязь, позволяющая своевременно выполнять свои обязанности и выходить на клиента.
3. Разделение сфер ответственности. Все этапы реорганизации должны выполняться отделом оптимизации бизнес-процессов, функции которого состоят в решении персональных задач. Нельзя поручать налаживать процесс одному сотруднику. Успешность внедрения изменений обеспечивается разделением обязанностей работников.
4. Внесение изменений. Новая система функционирования бизнес-процессов должна отображаться во всех документах компании: графиках, инструкциях, нормативных актах и т.д. Для этого необходимо предварительно подготовить всех сотрудников путем проведения презентаций и семинаров по использованию новых методик.